En esta guía te contamos qué es y cuáles son los trámites que podrás llevar a cabo con una firma electrónica.
Vamos a explicarte qué es la firma electrónica en un documento electrónico y qué gestionas podrás efectuar gracias a ella. Es evidente que los métodos digitales de identificación están aumentando su popularidad. Por ejemplo, el Gobierno puso en marcha el sistema Cl@ve PIN, que te va a permitir acceder a cualquier Sede Electrónica. También se aprovechan cada vez más las capacidades del DNIe, incluso utilizando un móvil Android como lector en Windows. Pero, ¿qué hay de la firma electrónica?
A continuación, conocemos todos los detalles sobre este método que, al contrario del resto, no sirve para entrar a ninguna plataforma, sino para validar tu conformidad con un documento.
¿Qué es una firma electrónica?
La firma electrónica es la confirmación que se aplica sobre un documento, en este caso, digital, como alternativa a la firma clásica. Para poder firmar electrónicamente un archivo es necesario contar con un certificado electrónico. Este elemento es clave, pues es el encargado de validar la identidad de la persona que está firmando.
Las ventajas de la firma electrónica son muchas. Por ejemplo, te permite hacer gestiones a distancia, sin necesidad de acudir presencialmente para firmar a mano el documento. Por otro lado, evita que tengas que imprimir los documentos, firmarlos con un bolígrafo y, a continuación, escanearlos para enviarlos. Se trata de un proceso mucho más rápido y que, gracias al certificado electrónico, también es seguro.
¿Qué tipo de firmas electrónicas existen?
La firma electrónica se puede enfocar desde distintos puntos de vista. En todos ellos, su validez es indiscutible. Sin embargo, en función de la plataforma escogida para firmar el documento o contrato, el procedimiento varía.
Aquí tienes algunos ejemplos de firmas electrónicas que son válidas en España:
- Autofirma. Es un sistema proporcionado por el Gobierno. Permite firmar documentos PDF con múltiples opciones, como te explicamos en el artículo sobre cómo firmar un PDF con certificado electrónico. Puedes ver toda la información oficial aquí.
- DocuSign. Servicio de terceros que utilizan algunas empresas para firmar contratos con los consumidores.
- Dropbox. La compañía de almacenamiento ofrece un servicio a sus clientes para firmar documentos PDF que han alojado en la plataforma.
Hay muchas otras compañías que proporcionan servicios similares. La cuestión es que cada una dispone de un sistema para validar la información personal del usuario y, tras hacerlo, firman el documento de tal manera que sea vinculante desde la legalidad.
Es importante recordar que firmar un documento digitalmente siempre incluye una verificación de la identidad del firmante. En ningún caso nos referimos a imprimir sobre el documento el dibujo de una firma , como quien agrega una anotación. Cuando se emplea un certificado digital, este se integra en el documento y permite al receptor confirmar quién firmó realmente el archivo.
¿Qué trámites podrás hacer con la firma electrónica?
La firma electrónica está pensada para validar la firma sobre un documento, incluso aunque se haga de forma telemática. Por eso, los trámites que podrás hacer con este sistema son todos aquellos que precisen la firma de formularios, contratos o acuerdos. En términos generales, la firma se aplica sobre un archivo PDF.
Lo que mencionamos a continuación son algunos trámites de muestra que podrían precisar la firma electrónica sobre un fichero de modo que sea vinculante:
- Salvoconductos. La gestión de salvoconductos también se puede realizar de forma digital. Principalmente, se podría gestionar cualquier permiso para actividades diversas.
- Contratos. La firma electrónica también es interesante a la hora de formalizar un contrato y hacerlo vinculante. Por ejemplo, en el ámbito financiero sirve para abrir una cuenta bancaria, créditos de consumo, factoring y leasing, entre otros. Es importante destacar que muchos bancos permiten firmar la contratación de productos directamente desde su aplicación e incluso admiten la biometría del teléfono como válida.
- Documentos de la administración. La firma digital puede ser crucial para ejecutar trámites tributarios electrónicos de forma segura. Asimismo, es útil para validar facturas, albaranes y pedidos, entre otros.
- Contratación de seguros. Son muchas las empresas de seguros que permiten acceder a sus productos con una firma electrónica. Esto te permite disponer de cobertura para tu vehículo o tu hogar, sin necesidad de desplazarte para firmar documentos en papel.
- Alquileres o compra venta inmobiliaria. Otro campo en el que vas a poder utilizar la firma electrónica es a la hora de alquilar una vivienda. Asimismo, es útil para firmar contratos de arras.
- Otorgar poderes. La firma electrónica simple se puede emplear para otorgar poderes simples a contadores, abogados o terceros.
- Acceder a procesos de selección. La inscripción en muchos centros educativos se ha digitalizado, permitiendo legalizar las matrículas con la firma digital en cualquiera de sus modalidades.
- Contratar productos de telefonía. Muchas operadoras ya cuentan con un sistema de firma electrónica. En la mayoría de los casos, no te va a resultar necesario tener un certificado porque se ofrecen métodos alternativos de identificación.
¿Aceptarán mi firma electrónica?
La firma electrónica cuenta con base legal en España. Se regula mediante la aplicación de la Ley 6/2020, de 11 de noviembre, que especifica cuáles son los aspectos de los servicios electrónicos de confianza. Esta normativa va en consonancia con el Reglamento (UE) Nº 910/2014 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de julio de 2014 (eIDAS), relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza en las transacciones electrónicas en el mercado interior.
La Ley habla de firmas electrónicas cualificadas. ¿Qué significa esta expresión? Esta normativa comenta lo siguiente:
«Firma electrónica cualificada», una firma electrónica avanzada que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica.
En cuanto al certificado electrónico que se emplea para la firma, debe cumplir con este requisito:
Un certificado de firma electrónica, que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza.
Adicionalmente, la normativa menciona la firma electrónica avanzada, que debe cumplir estas características:
- Estar vinculada al firmante de manera única.
- Permitir la identificación del firmante.
- Haber sido generada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo,
- Estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
Si cumple con todos estos requisitos, tu firma electrónica se considera válida y, por tanto, debe ser aceptada. Para evitar líos, lo mejor es que te valgas del programa Autofirma del Gobierno o algún servicio alternativo que cumpla con la legislación actual. Así te aseguras de que la firma de tu documento se adecúa a la normativa.
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Autor: Edgar Otero