Microsoft Office 365 es realmente una solución integral del gigante tecnológico. Más que una simple aplicación de correo electrónico, ofrece una gama completa de herramientas, y dentro de estas herramientas, los usuarios pueden encontrar muchas características interesantes que pueden agregar mucho a su productividad general.
Es posible que esté usando Microsoft Office 365, pero para ayudarlo a usarlo en todo su potencial, esta publicación destaca algunos de los características menos conocidas pero altamente efectivas.
Desde colaborar con su equipo en documentos hasta enviar mensajes instantáneos dentro de las aplicaciones, hay mucho que puede hacer en MS Office 365. Entonces, comencemos.
10 funciones de Microsoft 365 que debes conocer
Microsoft Office ha estado en el mercado desde la llegada de la propia computadora. Y uno de los principales factores clave de su éxito continuo es que la la empresa siguió mejorando sus productos según las exigencias del día.
Del mismo modo, Microsoft Office 365 trae consigo muchas funciones interesantes. Sin embargo, la mayoría de los usuarios siguen usando estas herramientas de la misma manera que antes sin experimentar las nuevas funciones.
En la lista a continuación, destacamos 10 de las mejores funciones que ofrece Microsoft Office 365 para que pueda convertirse en un usuario avanzado de Microsoft Office y aprovechar al máximo la herramienta.
1. Colabora con tu equipo en cualquier documento
Microsoft Office 365 le permite colaborar con su equipo en cualquier documento, o documento compartido en coautoría en tiempo real. Simplemente cargue su documento en OneDrive o SharePoint, y su equipo podrá acceder y trabajar en él. Además, puedes comparte tu documento directamente desde MS Word y realizar un seguimiento de los cambios que han realizado diferentes autores.
Lo que es más interesante es que puedes tener mensajería instantánea con tu equipo o colaboradores a través de la integración de Skype en la aplicación. Además de los mensajes instantáneos, puede tener reuniones de audio/video y compartir pantalla con su equipo.
2. La facilidad de una sola tarifa de licencia
Tanto para las empresas como para los usuarios individuales, es bastante complicado comprar la suscripción de cada aplicación, sin mencionar que también sería bastante costoso. Para abordar esto, Microsoft Office 365 ofrece una tarifa de licencia única que cubre todas sus aplicaciones y software.
Con esto (mensual/anual) pago único para toda la suite, puede administrar mejor su presupuesto para licencias de software. Además, a medida que se lanza una nueva versión, se actualiza automáticamente para todos los usuarios con la misma suscripción, por lo que no hay problemas con versiones más antiguas o más nuevas.
3. Almacenamiento seguro de datos en OneDrive
Con el trabajo remoto y los equipos virtuales, uno siempre necesita almacenamiento en la nube confiable para almacenar y compartir datos. OneDrive es la respuesta de Microsoft Office 365 a un almacenamiento seguro de datos en la nube que viene con el paquete de Office 365 y le permite almacenar hasta 1 TB de datos. Además, puede colaborar en documentos y archivos en aplicaciones de Microsoft en tiempo real.
En materia de ciberseguridad, Ofertas de Microsoft Office 365 defensor de Microsoft que protege sus datos contra filtraciones y malware. También puede proteger con contraseña sus documentos, restringir la copia/guardado de datos confidencialesy borre los archivos comprometidos de forma remota.
4. Comparte enlaces en lugar de archivos
La era de enviar archivos y documentos a través de archivos adjuntos ya pasó. Con Microsoft Office 365, simplemente puede cargar archivos en el Nube de OneDrive y obtener un enlace para compartir que puedes enviar a cualquier persona. Sus receptores pueden editar estos archivos y podrá realizar un seguimiento de todos los cambios en tiempo real.
Esta característica también aborda el límite de tamaño de archivo que tienen la mayoría de los hosts de correo electrónico. Entonces, en lugar de adjuntar archivos, puede agregar el enlace para compartir a su correo electrónico y enviarlos a quien desee.
5. Funciones de presentación interesantes
Microsoft PowerPoint ya es una aplicación de presentación popular y más utilizada. Lo que hizo Microsoft Office 365 fue agregar algunas características interesantes para hacerlo más productivo.
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Su presentación no puede ser perfecta sin la ayuda de un conjunto complementario de diapositivas hermosas, atractivas e informativas…. Lee mas
Éstos incluyen Entrenador de presentadores impulsado por IA, agrega animaciones 3D, herramienta de texto a voz y convierte su mouse en un puntero láser para hacer presentaciones más impresionantes.
Si quieres algo más que PowerPoint, entonces puedes probar influencia de Microsoft. Es un aplicación de narración digital por la plataforma que ofrece algunas formas únicas e interactivas de expresar sus ideas, informes y proyectos. Y el editor de arrastrar y soltar hace que sea más fácil de usar para cualquier persona.
6. Convierte datos en mapas
Mapa de poder es una característica interesante de Microsoft Office 365 que le permite convierta sus datos en visualizaciones interactivas en Excel.
Puede crear mapas interactivos en 3D o visualizar sus datos y conocimientos a través de listas, rangos o filtros avanzados. Esto le brinda una forma absolutamente impresionante de presentar datos y hallazgos a cualquier audiencia.
7. Reanude la lectura donde la dejó
¿No le encantaría empezar a leer un documento donde lo dejó? Bueno, en Microsoft Office 365, puedes.
los reanudar la lectura Las funciones de MS Word le permiten retomar la lectura de un documento donde lo dejó, ya que la aplicación lo marca como favorito.
Lo que es aún mejor es que puedes reanude la lectura donde la dejó, incluso si abre el documento en otro dispositivo vinculado a su cuenta de Microsoft Office 365.
8. Multiplataforma y en todos los dispositivos
Microsoft Office 365 está disponible para computadoras y sistemas operativos móviles. Así que puedes úsalo en cualquier dispositivo o plataforma que esté conectada a tu cuenta de Office 365
No solo eso, incluso si está utilizando un dispositivo invitado, puede acceder a las aplicaciones y herramientas en cualquier navegador web.
Además, para Microsoft Word, PowerPoint, Excel y OneDrive, también hay Aplicaciones móviles de oficina que puedes usar en cualquier dispositivo móvil inteligente. Esto es ideal para los crecientes equipos virtuales y de trabajo remoto.
9. Gestión eficiente del flujo de trabajo
Más que una plataforma de documentación, Microsoft Office 365 tiene algunas herramientas para ayudarlo a administrar su flujo de trabajo. Una de esas herramientas es Planificador de Microsoft – a herramienta de gestión de proyectos para administrar su flujo de trabajo y el de su equipo.
Puede asignar tareas, crear tareas pendientes, establecer fechas de vencimiento, organizar colaboraciones y realizar un seguimiento del progreso de los proyectos en tiempo real. Y puede hacer todo esto a través de un tablero intuitivo que muestra el progreso de su equipo a través de gráficos coloridos.
10. Funciones útiles de correo electrónico
por las muchas cosas oficina de microsoft es famoso por, el correo electrónico se encuentra entre los principales. Microsoft Office 365 hace que la correo electrónico aún más inteligente y rico en funciones a través de la aplicación de Outlook.
Éstos incluyen Desorden de Microsoft característica que le permite establecer reglas de la bandeja de entrada, como mostrar mensajes de alta prioridad en la parte superior.
De manera similar, el Panel de lectura en Outlook le permite reproducir correos electrónicos sin siquiera abrirlos y el Panel de conversación puede darle una perspectiva de toda su correspondencia dentro de un hilo de correo electrónico.
Además, obtiene una bandeja de entrada de 50 GB, un nombre de dominio personalizado y administración basada en la nube de sus datos de correo electrónico.