Simplificar la complejidad de la gestión de flujos de trabajo de las empresas y acelerar su transformación digital. Este es el objetivo de cada vez más compañías tecnológicas y consultoras, que ven en la automatización de procesos la clave que permite a las organizaciones el ser más eficientes y competitivas. Al automatizar procesos se liberan recursos estratégicos que facilitan por ejemplo que el personal TI pueda dedicarse a auténticas tareas de valor añadido, mejorando al mismo tiempo el flujo de información y facilitando la toma de decisiones estratégicas.
En el caso de la consultora TecnoFor, esta transformación de las organizaciones se produce cuando se aplica lo que denominan Process Intelligence, una disciplina de consultoría basada en entender y gestionar un área concreta de una organización en base a los procesos que ejecuta. Como nos explican desde la compañía, Process Intelligence se desarrolla a lo largo de seis etapas diferentes, que desde la identificación de esos procesos concluyen en su automatización. Son los siguientes:
- Identificar procesos: en un contexto tan complejo y cambiante como el actual, la identificación de procesos requiere el uso de técnicas como Value Stream Mapping, que permiten hacerlo de forma sistematizada y consistente. Aplicada de forma correcta permite conceptualizar la actividad empresarial en el grado de abstracción correcto.
- Visualizar procesos: utilizando metodologías Agile, que pueden ir desde el uso de un tablero Kanban a herramientas colaborativas más sofisticadas, la visualización de procesos ha demostrado ser clave para comprenderlos y modelarlos con mucha más precisión, detectando además interdependencias entre los mismos.
- Ejecutar procesos: en un mundo como el actual, la capa estratégica tiene que ir acompañada necesariamente de las operaciones que permiten su puesta en marcha. En este sentido, es necesario contar con herramientas que permitan trasladar fácilmente los cambios desde ese plano conceptual, al escenario práctico. Soluciones colaborativas y flexibles como Atlassian Jira, permiten hacerlo casi en tiempo real.
- Analizar procesos: muchos procesos se diseñan partiendo de situaciones ideales, del caso más probable, contemplando únicamente algunas excepciones y posibles variantes. Sin embargo, las herramientas con las que contamos hoy en día nos permiten ir mucho más allá, que nos facilitan representar fielmente nuestros flujos de trabajo y que, gracias a técnicas como el Process Mining, podemos visualizar de forma gráfica posibles cuellos de botella, trabajos duplicados, puertas traseras que eluden los pasos de control…etc.
- Robotizar procesos: Estamos en un momento en el que no se puede pensar en la gestión de procesos sin apoyarnos en la automatización de tareas. Conceptos como RPA (Robotice Process Automation) ya están totalmente introducidos en procesos repetitivos de grandes compañías, y su popularización a todo tipo de actividades está siendo extremadamente rápida. Poder reducir el tiempo requerido para una actividad nos hará dar un mejor servicio, así como minimizar los errores y liberar tiempo de las personas que los ejecutaban para emplearlo en tareas de mayor valor.
- Escalar procesos: el objetivo de una gestión automatizada de procesos va mucho más allá de capturar eficiencias. Las limitaciones con las que hoy nos encontramos a la hora de diseñar nuevos modelos de negocio tienen que ver con la capacidad de ejecutar más rápida y económicamente, y por otro lado, del talento disponible en nuestra organización. Operar en base a procesos automatizados nos proporciona los recursos para poder introducir innovación sin necesidad de revolucionar nuestras empresas, liberando capacidades que nuestras organizaciones ya tienen.
La evolución acelerada de la tecnología está introduciendo muchos retos a nuestro alrededor, fuera y dentro de nuestras organizaciones. Por fortuna, esta misma tecnología puede ayudarnos a superar estos desafíos si somos capaces de utilizarla para reducir el ruido y centrarnos en aquello que es más importante en cada momento.
Tras presentarse en 2004 como una compañía de formación tecnológica, y tras años de fuerte crecimiento internacional, TecnoFor redefine su significado con el lanzamiento de Process Intelligence, una nueva forma de trabajar estratégica y que acompaña a las empresas y sus profesionales en todos sus procesos de transformación. Y es que como asegura el CEO de TecnoFor, Pablo Grueso, “sin estar al servicio de las personas, la tecnología solo es un capricho caro”.
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Autor: RedaccionMCP
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