Las aplicaciones de gestión de tareas son una buena ayuda para administrar nuestro valioso tiempo, un gran tesoro que no siempre es sencillo de manejar en la era de ritmo frenético que nos ha tocado vivir y cuando la nueva cultura laboral de trabajo híbrido presenta desafíos adicionales.

Esta gestión abarca varios aspectos y enfoques. La tecnología nos brinda ayuda y el software que hemos seleccionado incluye características de planificación, asignación o seguimiento con las que en definitiva podemos organizarnos mejor para aprovechar nuestro valioso tiempo a nivel profesional o personal.

10 aplicaciones de gestión de tareas

Este tipo de software ha existido desde siempre, pero en los últimos años se han desarrollado un buen número de soluciones adicionales que se han convertido en una parte integral de la actividad laboral. Mucho ha tenido que ver la pandemia del coronavirus y el aumento del trabajo remoto y sus desafíos a todos los niveles. Sin embargo, sus objetivos no han cambiado desde que usábamos las agendas en papel: que personas y equipos logren los objetivos individuales y colectivos fijados.

Y es que una gestión eficaz nos ayudará a alcanzar nuevos niveles de productividad a medida que se definen plazos y objetivos, se priorizan las tareas, se establecen fechas límite de entrega y en definitiva se administra el tiempo en todas las etapas. Las siguientes aplicaciones solo son un ejemplo de la gran cantidad de soluciones existentes.

Google Calendar

Una opción básica para empezar es la agenda y calendario electrónico de Google. Permite sincronizarlo con los contactos del cliente de correo electrónico Gmail y de esta manera invitarlos y compartir eventos. Permite programar rápidamente reuniones y eventos, así como recibir recordatorios sobre las próximas actividades. Se puede compartir agendas muy fácilmente, en modos de solo lectura o de control completo, así como crear varios calendarios para utilizarlos conjuntamente con un equipo de trabajo.

Su interfaz es tan simple y sencilla de usar como otros productos de Google, y cuenta con distintas vistas como semanal, mensual y agenda. Soporta el protocolo CalDAV, que permite sincronizar los calendarios con agendas de terceros. Está disponible gratuitamente para cualquier PC usando calendar.google.com en un navegador web y también se puede acceder desde el menú de aplicaciones desde otras aplicaciones de Google. Cuenta con apps dedicadas en iOS y Android.

Week Plan

Crear un planning semanal es un buen comienzo para la gestión de tu tiempo. La aplicación tiene su base intelectual en los principios del libro de autoayuda «Los siete hábitos de la gente altamente efectiva», pero más allá de filosofías, lo cierto es que sus reglas de productividad son bastante útiles y Week Plan las plasma en dos secciones bien diferenciadas para tareas y objetivos. Si haces clic en cualquier día de la semana puedes añadir una nueva tarea y configurar su prioridad, importante o urgente, con un planificador de prioridades que ayuda a identificar las HIT (tareas de alto impacto).

Además del semanal, Week Plan también ofrece planes mensuales, agenda diaria y una función que llaman ‘Life Planner’, que busca planificar los tiempos de descanso con familias a amigos, entendiendo que los objetivos personales son tan importantes como los profesionales. Hay tres planes disponibles, uno gratuito a modo de prueba y otros de pago que ofrecen funciones adicionales como sub-tareas, analítica, integración de SMS o Google Calendar.

Trello

Las aplicaciones de gestión de proyectos son otras buenas herramientas para organizar tu tiempo. Trello es una de las más valoradas, porque permite organizar las tareas de un equipo de trabajo, un profesional o un usuario para el ámbito personal o familiar. Simple y potente, basta crear un tablero para añadir listas con tarjetas, arrastrando y soltando entre ellas para actualizar el proyecto en tiempo real. Su organización es tremendamente visual y se puede ver todo un proyecto mirando el tablero

Permite publicar comentarios o cargar archivos desde un equipo local o desde servicios en nube y gestionar fácilmente desde pequeños a grandes proyectos. Dispone de versiones de pago y gratuita, versiones on-line desde un navegador y también clientes de escritorio para Windows y Mac que aportan funciones como atajos de teclado, notificaciones de escritorio, la capacidad de establecer tablas con prioridad y otras.

GQueues

Una aplicación útil para la organización e integración del calendario. Con la apariencia de Gmail, incluye tareas repetitivas, tareas parciales, intercambio, colaboración, comentarios, etiquetas y priorización. Si utilizas una gran cantidad de herramientas de Google es una buena opción para sacar provecho de ellas, especialmente la suite Workspace.

Las características básicas de la aplicación están disponibles de forma gratuita, aunque cuenta con planes personales y para empresas.

Toggl

Una herramienta de seguimiento del tiempo que incluye la creación del proyecto, la gestión del cliente y el equipo, varios espacios de trabajo y herramientas de reporte. Para comenzar a seguir una actividad, simplemente pulsa el contador de tiempo, asigna un nombre a la tarea y pulsa sobre el botón de acción. También puedes agregar etiquetas para una mejor organización.

Toggl ofrece integración con otras aplicaciones, como Basecamp, Asana, y GitHub. Dispone de acceso Web y mediante apps móviles, con versión gratuita y también de pago con opciones adicionales.

Chanty

Enfocada para uso por equipos pequeños que necesitan concentrarse en tareas más cortas, es una plataforma de colaboración todo en uno y un administrador de tareas incorporado que también cuenta con su propio sistema de chat y soporta videoconferencias. La aplicación permite convertir mensajes en tareas, que después se pueden asignar a cualquier miembro del equipo, y filtrar por estado, fechas y personas.

Permite discutir cualquier tarea en un flujo relacionado con miembros relevantes del equipo en conversaciones separadas y se pueden presentar como un tablero Kanban o como lista de tareas. Muy fácil de configurarlas y asignarlas, también ofrece integración con aplicaciones de terceros. Dispone de un plan gratuito para pequeñas y medianas empresas y un plan empresarial de pago.

SmartTask

Otra buena herramienta de administración de proyectos y tareas. con la que planificar, rastrear y asignar tareas a los miembros de un equipo de trabajo. Cuenta con funciones añadidas de CRM y de chat, permite crear informes personalizados y ofrece búsqueda avanzada e información sobre la carga de trabajo y rendimiento. Dispone de una interfaz potente, pero sencilla de visualizar entre vistas múltiples con lista, calendario, tableros y línea de tiempo.

Ofrece una prueba gratuita y distintos planes de pago, generales o personalizados para cada cliente.

RescueTime

Si prefieres utilizar una aplicación de escritorio para la gestión del tiempo, RescueTime es una buena opción porque está disponible para plataformas Windows, Mac, o Linux (además de en plataformas móviles). Una vez instalado, realiza un seguimiento del tiempo empleado para calcular el grado de productividad según las páginas web visitadas y las aplicaciones utilizadas de cada categoría, que pueden personalizarse para cada usuario.

Ofrece opciones para el establecimiento de objetivos y cuenta con versión gratuita y de pago.

Todoist

Es uno de los gestores de tareas más populares del mercado. Muy similar al desaparecido y popular Wunderlist, como este permite planificar y organizar tareas simples de una persona o grandes de un equipo de trabajo. Puedes establecer niveles de prioridad con códigos de colores, fechas de entrega y recordatorios, asignación de tareas o notas. También ofrece características de colaboración, facilitando la asignación de tareas y cargas de trabajo.

Está disponible en versión gratuita vía Web y dispositivos móviles, y cuenta con opciones de pago adicionales que ofrecen características adicionales.

Microsoft To Do

Hablando de Wunderlist, no puede faltar su reemplazo directo ya que Microsoft lo adquirió y aprovechó su tecnología y equipo para desarrollarlo. Como otras de este listado, es una aplicación de gestión de tareas basada en la nube y sincronizada con su cliente de correo electrónico Outlook. Por supuesto, destaca por su integración con Office y Microsoft 365, la suite de productividad y colaboración más usada en la industria informática.

Permite a los usuarios gestionar sus tareas desde cualquier lugar mediante un navegador ya que está basada en la nube, aunque también dispone de aplicación para Windows, macOS y Android. Es totalmente gratuita y solo requiere el uso de una cuenta ID de Microsoft.

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Autor: Juan Ranchal